Polityka Prywatności SmartStaff

1. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od modelu wykorzystania asystentów AI, platforma SmartStaff może przetwarzać:

• Imię i nazwisko (np. pozyskane podczas rozmowy przez chat),
• Adres e-mail oraz numer telefonu (tzw. "leady"),
• Treść rozmowy i historii interakcji użytkownika z asystentem,
• Dane firmowe, podawane przez naszych Klientów w celu zasilenia bazy wiedzy,
• Dane techniczne (adres IP, informacje o urządzeniu, z którego uruchomiono widget),
• Szczegółowe informacje o zapytaniu ofertowym.

2. Cele przetwarzania

Państwa dane są przetwarzane w następujących celach:

• Świadczenie głównej usługi SmartStaff (utrzymanie agentów konwersacyjnych AI),
• Bieżąca obsługa zapytań użytkowników stron internetowych,
• Przekazywanie wykwalifikowanych szans sprzedażowych (leadów) naszym Klientom,
• Poprawa jakości odpowiedzi udzielanych przez system AI,
• Zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa infrastruktury IT,
• Sprawy rozliczeniowe, rachunkowe oraz podatkowe,
• Wsparcie i obsługa techniczna Klientów (B2B).

3. Podstawy prawne (RODO)

Podstawą prawną przetwarzania danych w ramach usług SmartStaff są:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w przypadku Klientów biznesowych i rejestracji kont,
• Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz ulepszania usługi asystentów AI,
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – gdy wyraźnie o nią poprosimy, np. przed zapisem do newslettera lub w przypadku specyficznych plików cookies.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – dla celów księgowych.

4. Retencja (Czas przechowywania)

Proponowane i domyślne okresy retencji w platformie:

• Rozmowy (transkrypty): Domyślnie 90 dni, z opcją zanonimizowania,
• Leady: Zależne bezpośrednio od indywidualnych ustawień i cyklu sprzedażowego Klienta SmartStaff. Po usunięciu konta przez Klienta, usuwamy przypisane do niego leady,
• Logi techniczne: Przechowywane od 30 do maksymalnie 90 dni,
• Dane rozliczeniowe (Klienci B2B): Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami księgowo-podatkowymi.

5. Podprocesorzy i dostawcy usług

Do zapewnienia działania platformy SmartStaff wykorzystujemy zewnętrznych, zaufanych partnerów z obszarów:

• Hosting i bazy danych (np. Vercel, platformy chmurowe),
• Dostawcy dużych modeli językowych (LLM, AI) w trybie biznesowym (gwarantującym, że dane nie trenują ogólnodostępnych modeli bez zgody),
• Platformy e-mail i powiadomień (np. Resend),
• Bramki SMS,
• Operatorzy płatności (Stripe),
• Analityka internetowa,
• Integracje Social Media (Meta/Facebook API, webhooki).

6. Twoje Prawa

Osoba, której dane są przetwarzane ma pełne prawo żądać:

• Dostępu do swoich danych,
• Sprostowania błędnych informacji,
• Całkowitego usunięcia danych ("Prawo do bycia zapomnianym"),
• Ograniczenia przetwarzania,
• Przeniesienia danych w ustrukturyzowanym formacie,
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.

7. Kontakt

W sprawach związanych z danymi osobowymi oraz w celu realizacji swoich praw, prosimy o kontakt na adres e-mail:
rodo@smartstaff.pl (Do uzupełnienia o pełne dane Operatora).